1. Objetivo

Establecer criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, verificación, corrección y supresión de datos personales tratados por ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL ALFA S.A.S. (MOTOS ALFA).

2. Alcance

Aplica a clientes, prospectos, proveedores, colaboradores y demás personas naturales vinculadas con la empresa en todos los canales de atención (WhatsApp, Página WEB, puntos de venta). Esta política se ajusta a la Ley 1581 de 2012.

3. Marco normativo

Esta política se soporta en los siguientes documentos referentes:

• Ley 1581 de 2012
• Ley 2300 de 2023

4. Lineamientos

Capítulo I – Obligatoriedad de cumplimiento.

Artículo 01. El cumplimiento estricto de esta política es obligatorio para MOTOS ALFA, como encargado y/o responsable del tratamiento de los datos personales, de los involucrados en los procesos directos de intervención en la ejecución de la operatividad y sus actividades.

Artículo 02. Es obligación de los colaboradores y miembros del equipo de MOTOS ALFA, compartir la política con sus clientes, prospectos, proveedores, colaboradores y demás personas naturales vinculadas con la empresa en todos los canales de atención, para su lectura y comprensión.

Artículo 03. Es deber de los clientes, prospectos, proveedores, colaboradores y demás personas naturales vinculadas con la empresa en todos los canales de atención, leer detalladamente y autorizar expresamente su acuerdo con esta política.

Capítulo II - Responsable del tratamiento.

Artículo 04. El responsable y encargado directo de efectuar el adecuado tratamiento de datos personales es ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL ALFA S.A.S. (MOTOS ALFA), constituida legalmente en Colombia, identificada con NIT 901.112.134-7, con sede principal en el barrio El Recreo, Calle 31A #80A-11 Av. 1 - Local 1, de la ciudad de Cartagena. Su página WEB es www.motosalfa.com.co; su correo electrónico es privacidad@motosalfa.com.co y número de contacto 318 9497216; cada que MOTOS ALFA, recolecta la información y toma decisiones sobre el tratamiento de los datos.

Capítulo III - Principios aplicables.

Artículo 05. En el desarrollo de esta política, MOTOS ALFA aplica de manera directa e integral, en todos los tratamientos, los siguientes principios:

a) Legalidad; el tratamiento de datos es una actividad regulada por la ley 1581 de 2012.

b) Finalidad; esta actividad, obedece a una finalidad que, debe ser informada al titular de los datos personales.

c) Libertad; esta actividad sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de la información. Estos datos no deben ser obtenidos y divulgados sin autorización previa, o en ausencia de mandato legal que revele el consentimiento.

d) Veracidad; esta actividad obedece a que, la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido tratar datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan al error.

e) Transparencia; en esta actividad se debe garantizar el derecho del titular a obtener el responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, la información acerca de la existencia de los datos que a este conciernen.

f) Acceso y circulación restringida; el tratamiento de datos sólo podrá realizarse con personas autorizadas por el titular de la información y/o por las personas previstas en la ley; a diferencia de la información pública, los datos personales no deben estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, a menos que, el acceso sea controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados en la ley.

g) Seguridad; La información sujeta al tratamiento de datos, debe ser manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias, por parte del responsable del tratamiento al que se refiere la ley, para otorgar seguridad a los registros, con el fin de evitar posibles adulteraciones, fraude, pérdida, consulta, uso indebido o acceso no autorizado.

h) Confidencialidad; toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales que, no tengan la naturaleza de públicos, está obligada a garantizar la reserva de la información, incluso cuando la relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento haya finalizado, permitiéndole realizar únicamente el suministro o comunicación de datos personales cuando esté en el marco del desarrollo de actividades autorizadas en la ley.

Capítulo IV - Finalidades del tratamiento de datos personales.

Artículo 06. La información personal para el tratamiento de datos que realiza MOTOS ALFA, según el tipo de base de datos que se le aplique esta actividad, es recolectada, almacenada, tratada, usada, custodiada, recopilada, archivada, consultada, actualizada, analizada, verificada, reportada, suministrada, suprimida, compartida, transmitida y transferida para:

• Realizar de forma pertinente las gestiones relacionadas al desarrollo del objeto social de MOTOS ALFA, referente al comercio de motocicletas y de sus partes, piezas y demás accesorios, así como aquellas relacionadas con la celebración de contratos con el titular de la información.
• Fortalecer el vínculo comercial e implementar estrategias que permitan mejorar la atención ofrecida.
• Efectuar encuestas de satisfacción, medición, percepción y otras que permitan realizar análisis estratégicos, respecto a los bienes y servicios ofrecidos y realizados por los distintos departamentos en MOTOS ALFA.
• Agendamiento, gestión y confirmación de citas, relacionadas a la entrega de motocicletas en el punto de distribución y/o servicios de Posventa y taller.
• Gestión de garantías y demás servicios posventa; análisis estadístico y mejora de la experiencia.
• Gestión de trámites de calidad y de PQRS (peticiones, quejas, reclamos y solicitudes) que puedan surgir.
• Contactar al titular de la información, según el canal autorizado, para la realización de encuestas, estudios y/o validación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual con MOTOS ALFA.
• Contactar al titular de la información, con el propósito de realizar invitaciones, según el canal autorizado, para eventos comerciales y/o envío de información sobre productos, promociones y servicios de MOTOS ALFA.
• Contactar al titular de la información por medio de canales digitales para el envío de avisos, noticias relacionadas a campañas de fidelización o mejora de servicios de MOTOS ALFA.
• Facilitar la información de contacto a los distintos departamentos de MOTOS ALFA, entidad alidada o terceros con un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de telemercadeo, mercadeo, investigación de mercados, encuestas, entre otros.
• Contactar al titular de la información por medio de correo electrónico para el envío de notificaciones generales, extractos, estados de cuenta, facturas, cartas, formatos o cualquier otra información relacionada con las obligaciones derivadas del contrato celebrado con MOTO ALFA.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (con respecto a colaboradores de la empresa).
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales de MOTOS ALFA para el titular y sus beneficiarios (con respecto a colaboradores de la empresa).
• Para cada finalidad se indicará la base legal (consentimiento u otra aplicable). Los titulares deben ser informados previamente y la autorización será conservada como soporte.
• Facilitar la información con terceros a MOTOS ALFA, con los cuales se tenga una relación contractual y que, para el cumplimiento del objeto del contrato, sea necesario entregarla, siguiendo protocolos basados en los principios aplicables en esta política.

Artículo 07. Tratamiento de datos sensibles. El Titular no está obligado a suministrar o autorizar el tratamiento de sus datos sensibles, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización, o el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, casos de urgencia médica o sanitaria. Por tal razón, los datos sensibles recolectados son tratados por MOTOS ALFA, según el tipo de base de datos que se trate, con los siguientes propósitos:

• Realizar de forma pertinente las gestiones relacionadas al desarrollo del objeto social de MOTOS ALFA, referente al comercio de motocicletas y de sus partes, piezas y demás accesorios, así como aquellas relacionadas con la celebración de contratos con el titular de la información.
• Gestión de garantías y demás servicios posventa; análisis estadístico y mejora de la experiencia.
• Gestión de trámites de calidad y de PQRS (peticiones, quejas, reclamos y solicitudes) que puedan surgir.
• Consultar datos históricos y estadísticos.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (con respecto a colaboradores de la empresa).
• Actividades que impliquen la toma de fotografías o videos para su difusión, cuyo titular haya brindado autorización expresa y firmado una cesión de derechos sobre la imagen.
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales de MOTOS ALFA para el titular y sus beneficiarios (con respecto a colaboradores de la empresa).
• Facilitar la información con terceros a MOTOS ALFA, con los cuales se tenga una relación contractual y que, para el cumplimiento del objeto del contrato, sea necesario entregarla, siguiendo protocolos basados en los principios aplicables en esta política.

Capítulo V - Datos recolectados.

Artículo 08. Generalmente la información que se solicita para el tratamiento de datos personales, son los siguientes:

• Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento, edad, lugar y fecha de expedición del documento de identidad, estado civil, profesión, oficio u ocupación y sexo.
• Datos de ubicación y contacto: ciudad, barrio y dirección de residencia, número de teléfono móvil, dirección de correo electrónico.
• Datos comerciales: soporte de ingresos y gastos, información laboral, información empresarial, referencias.
• Datos de interacción: mensajes de chat, historial de conversaciones, preferencias.
• Datos sensibles y biométricos (imagen facial): con autorización expresa y justificada, como la que se detalla en el capítulo siguiente.

Capítulo VI - Tratamiento de datos biométricos y videovigilancia.

Artículo 09. Finalidad del tratamiento. MOTOS ALFA informa que en sus instalaciones se cuenta con sistemas de CCTV (circuito cerrado de televisión) y cámaras de seguridad IP que pueden recolectar y almacenar datos biométricos, como la imagen del rostro de las personas que ingresan, permanecen, transitan o abandonan las instalaciones, así mismo, como parte de sus procesos comerciales podrá recolectar y almacenar fotografías de clientes en sus bases de datos y sistemas de información. El tratamiento de estos datos tiene como finalidades específicas:

a) Seguridad física de las instalaciones, productos, empleados, clientes y visitantes.

b) Prevención y control de actos ilícitos o situaciones de riesgo.

c) Seguimiento y control de horarios de ingreso y salida de empleados, para fines de gestión humana y cumplimiento de obligaciones laborales.

d) Identificación y registro confiable de clientes en los sistemas internos.

e) Verificación de identidad en procesos de atención, entrega de productos y servicios.

f) Prevención de la suplantación de identidad por parte de clientes, proveedores y demás colaboradores de la empresa.

g) Gestión de programas de fidelización y beneficios en los casos que aplique.

Artículo 10. Naturaleza de los datos. La información recolectada a través de cámaras de seguridad y las fotografías constituyen datos biométricos, considerados por la Ley 1581 de 2012 como datos sensibles. Por lo tanto, su tratamiento requiere autorización expresa y está sujeto a mayores estándares de protección.

Artículo 11. Base legal y autorización. El tratamiento de datos biométricos se realiza con fundamento en la autorización expresa de los titulares (con respecto a colaboradores de la empresa), las obligaciones legales de la empresa en materia de seguridad y relaciones laborales y el interés legítimo de MOTOS ALFA en proteger a las personas y bienes dentro de sus instalaciones.

Capítulo VII – Tratamiento de datos de menores de edad.

Artículo 12. Para todo caso MOTOS ALFA adopta medidas técnicas, administrativas y humanas proporcionales al riesgo; no se recolectarán datos de menores de edad sin autorización de sus representantes, dado a las implicaciones de ley que esta acción tiene, aún así, dispone de medidas de seguridad para brindar una adecuada protección a los datos de menores de edad, respetando los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes; sólo en casos particulares, se solicitará autorización previa, expresa e informada al titular, tutor o representante del menor de edad, antes de iniciar la recolección de datos personales. El Titular no tiene obligación de suministrar o autorizar dicho tratamiento, salvo en casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización, o el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, casos de urgencia médica o sanitaria.

Artículo 13. MOTOS ALFA, realiza el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y menores de edad con el fin de garantizar sus derechos; ofrecer servicios administrativos o culturales que ofrezca la empresa; actividades que impliquen la toma de fotografías o videos para su difusión; afiliación al sistema de seguridad social o entidades públicas similares; y, en general, actividades de bienestar laboral como hijos menores y adolescentes de los colaboradores de la empresa o de cualquier otra persona relacionada con esta. El tratamiento se realiza siempre y cuando:

1. La finalidad del tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. El tratamiento realizado por MOTOS ALFA asegura el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Se respete el derecho que le asiste al menor de ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el tratamiento de sus datos.
4. Se cumpla con los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.

Capítulo VIII – Autorización previa para el tratamiento de datos.

Artículo 14. MOTOS ALFA, dispone de distintos medios o canales para la obtención de la autorización del tratamiento de los datos personales por parte de los titulares, de manera previa expresa e informada, ya sea oral, escrita, digital o mediante conductas inequívocas. La autorización se solicita al titular desde el inicio de la recolección de sus datos personales y el soporte será conservado conforme a la ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes.

Artículo 15. Es deber de todo colaborador, compartir previamente las condiciones para el tratamiento de los datos a los titulares para obtener su autorización, sin esta, no se debe continuar ofreciendo una atención que implique el registro de su información.

Artículo 16. Se prohíbe a MOTOS ALFA, sus sucursales, departamentos, contratistas, proveedores y demás colaboradores que tengan acceso a la información, realizar el tratamiento de los datos personales de los titulares sin contar con su autorización, salvo en los casos de excepción que se establecen en los artículos 2 y 10 de la ley 1581 de 2012.

Capítulo IX - Transferencias y encargados.

Artículo 17. Los datos podrán compartirse con colaboradores y encargados que presten servicios (comerciales, financieros, legales, administrativos, logísticos, indumentaria, CRM, hosting) mediante contratos que garanticen la protección de datos; las transferencias internacionales se realizarán conforme a la ley y con las garantías necesarias.

Capítulo X – Almacenamiento y conservación.

Artículo 18. La información recolectada, se almacena en sistemas de información y bases de datos cuyos propósitos son expresados en los contratos de autorización para el tratamiento de los datos personales.

Artículo 19. La información recolectada será conservada durante cinco (5) años o más, mientras exista vigencia de la finalidad, los plazos legales aplicables (relación comercial, obligaciones legales, prescripción) o según los siguientes criterios:

a) Finalidad comercial o contractual: mientras dure la relación con el cliente y por el tiempo que la ley lo exija (obligaciones contables, tributarias o de garantía).

b) Obligaciones legales: la normatividad laboral, tributaria o financiera puede exigir conservar ciertos datos por períodos específicos (ley 527 de 1999).

c) Seguridad y control (videovigilancia): las grabaciones suelen conservarse por períodos cortos (30–90 días), salvo que se requieran como evidencia en procesos disciplinarios o judiciales.

d) Marketing o fidelización: solo mientras el cliente mantenga su consentimiento; si lo revoca, deben eliminarse de inmediato.

Artículo 20. Una vez finalizado el tiempo de la conservación, la información debe ser anonimizada o eliminada; el responsable y sus superiores deben propender asegurar el cumplimiento de este artículo.

Capítulo XI - Derechos ARCO y revocatoria.

Artículo 21. Los titulares pueden ejercer derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO) y revocar el consentimiento firmado enviando solicitud formal al correo: privacidad@motosalfa.com.co o al teléfono 318 9497216. Basado en lo anterior, se listan los derechos que tiene el titular:

1. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento por parte de la empresa.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a MOTOS ALFA.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de cualquier dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, luego de que MOTOS ALFA, no haya dado cumplimiento a los términos establecidos en la ley para atender las solicitudes del titular.
6. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles, incluyendo respuestas sobre niñas, niños y adolescentes.

Artículo 22. Para la radicación y atención de la solicitud realizada por el titular, este debe suministrar la siguiente información:

• Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad.
• Datos de ubicación y contacto: barrio y dirección de residencia, número de teléfono móvil, dirección de correo electrónico.
• Motivo o hecho(s) que den lugar al reclamo describiendo brevemente el derecho que desea ejercer (ARCO).

Parágrafo 01. La solicitud debe formularse, a través de los canales dispuestos para dicho efecto usando comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada como responsable en esta política.

Parágrafo 02. Si el reclamo es incompleto, se requiere al titular, dentro de (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que complete la información de la solicitud. Luego de treinta (30) días calendario posterior a la fecha del requerimiento realizado por MOTOS ALFA, sin que el titular presente la información, se entiende que el titular desistió y se esperará nueva solicitud que se sujete a los tiempos descritos anteriormente.

Parágrafo 03. Si la solicitud es recibida por alguien que no es competente para resolverlo, se debe trasladar a quien corresponda en un término no superior a dos (2) días hábiles e informar al titular.

Artículo 22. Se establece como plazo de respuesta a las solicitudes un tiempo máximo de quince (15) días hábiles, usando el mismo medio o canal. El reclamo se incluye en la base de datos con una leyenda que indique: “ARCO en trámite” y el motivo de este, en un periodo no mayor a dos (2) días hábiles. Esto debe permanecer hasta que la solicitud sea resuelta.

Parágrafo 01. Cuando no sea posible atender la reclamación dentro del tiempo definido, se debe informar al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atiende su reclamo, la cual en ningún caso puede superar ocho (8) días hábiles siguiente al vencimiento del primer término.

Parágrafo 02. Una vez cumplidos los términos señalados por la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular de la información al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos ARCO, puede interponer su caso ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Capítulo XII - Vigencia y cambios

La política rige desde 03/03/2025; los cambios se publicarán en https://www.motosalfa.com.co/politica-tratamiento y se le informará a los titulares cuando sea relevante.